Tietosuojaseloste: Kolmen kampuksen Digikampus (Howspace)
Voimassa 21.8.2026 alkaen. Muokattu viimeksi 21.8.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Kolmen kampuksen urheiluopisto Oy käsittelee henkilötietoja Digikampus-verkkokoulutusympäristössä, joka toteutetaan Howspace Hub -palveluilla.
1. Rekisterinpitäjä
Kolmen kampuksen urheiluopisto Oy
Y-tunnus 3250102-9
Pajulahdentie 167
15560 Nastola
Sähköposti: viestinta@kolmekampusta.fi
Puhelin: +358 19 31 511
Y-tunnus 3250102-9
Pajulahdentie 167
15560 Nastola
Sähköposti: viestinta@kolmekampusta.fi
Puhelin: +358 19 31 511
2. Tietosuojavastaava
Irina Keinänen, Data Protection Officer
Sähköposti: irina.keinanen@kolmekampusta.fi
Puhelin: +358 400 633 989
Sähköposti: irina.keinanen@kolmekampusta.fi
Puhelin: +358 400 633 989
Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat yhteydenotot pyydetään ensisijaisesti osoittamaan tietosuojavastaavalle.
3. Rekisterin nimi ja palvelu
Kolmen kampuksen Digikampuksen käyttäjä- ja oppimisrekisteri
Digikampus on Kolmen kampuksen urheiluopiston digitaalinen oppimis- ja kohtaamisympäristö. Teknisenä alustana toimii Howspace Oy:n Howspace Hub -palvelu.
Tämä tietosuojaseloste koskee Digikampuksen käyttäjiä, kuten verkkokoulutuksiin osallistuvia henkilöitä, kouluttajia, ohjaajia, ylläpitäjiä sekä tarvittaessa koulutuksen tilaajaorganisaatioiden yhteyshenkilöitä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Digikampuksessa voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja sen mukaan, mitä toimintoja käyttäjä tai koulutus käyttää:
Perus- ja yhteystiedot
- etu- ja sukunimi
- sähköpostiosoite
- tarvittaessa puhelinnumero
- organisaatio, tehtävä tai muu koulutuksen toteuttamisen kannalta tarpeellinen profiilitieto
- käyttäjän valitsemat tai itse antamat profiilitiedot ja profiilikuva
Käyttäjätiliin ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot
- käyttäjätunnisteet ja käyttöoikeusroolit
- koulutus-, ryhmä- ja käyttäjälistatiedot
- ilmoittautumis- ja osallistumisoikeutta koskevat tiedot
- kirjautumis- ja tunnistautumistiedot
- mahdolliseen kertakirjautumiseen tai ulkoiseen tunnistautumispalveluun liittyvät välttämättömät tunnistetiedot
Oppimiseen ja osallistumiseen liittyvät tiedot
- käyttäjän suorittamat koulutukset, oppimispolut ja tehtävät
- tehtävien, tenttien, kyselyiden ja muiden harjoitusten vastaukset
- pisteet, arvioinnit ja suoritustiedot
- etenemis- ja valmistumistiedot
- mahdolliset hyväksyntä- ja todistustiedot
- palautteet ja kyselyvastaukset
- keskusteluihin kirjoitetut kommentit, vastaukset ja reaktiot
- käyttäjän palveluun lataamat tiedostot, kuvat tai muu sisältö
- osallistuminen mahdollisiin verkkotapaamisiin
Palvelun käyttöä ja tietoturvaa koskevat tekniset tiedot
- IP-osoite
- selainta ja päätelaitetta koskevat tiedot
- palvelupyyntöjen ajankohdat ja muut lokitiedot
- kirjautumis- ja käyttöhistoria
- sivukäynnit
- palvelussa vietetty aika
- käyttäjän palvelussa tekemät toiminnot ja osallistuminen
- tietoturvan ja väärinkäytösten ehkäisemisen kannalta tarpeelliset tekniset tiedot
Digikampus ei lähtökohtaisesti ole tarkoitettu tarpeettomien arkaluonteisten tai erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen tallentamiseen. Käyttäjän ei tule kirjoittaa esimerkiksi terveystietoja, henkilötunnusta tai muita erityisen arkaluonteisia tietoja avoimiin keskusteluihin tai tehtäviin, ellei kyseisessä koulutuksessa niitä nimenomaisesti ja perustellusti pyydetä. Mikäli jokin koulutus edellyttää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyä, käsittelyn perusteesta ja käyttötarkoituksesta informoidaan tarvittaessa erikseen.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- käyttäjän tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta
- ilmoittautumisten ja koulutuksiin osallistumisen hallinnointi
- verkkokoulutusten ja muiden Digikampuksen palvelujen toteuttaminen
- käyttäjän oppimisen, tehtävien ja etenemisen mahdollistaminen
- suoritusten, arviointien ja todistusten hallinta
- koulutuksiin liittyvä käyttäjäviestintä ja palveluilmoitukset
- koulutuksen osallistumisen ja vaikuttavuuden seuranta
- koulutusten ja Digikampuksen käytettävyyden, sisällön ja laadun kehittäminen
- tekninen ylläpito, vianmääritys ja tietoturva
- väärinkäytösten ja luvattoman käytön ehkäiseminen ja selvittäminen
- sopimuksiin, oikeudellisiin vaatimuksiin ja lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvien tehtävien hoitaminen.
Digikampuksen käytön perusteella henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman siihen soveltuvaa erillistä käsittelyperustetta. Kolmen kampuksen urheiluopiston asiakas- ja markkinointiviestintään sovelletaan erillistä asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaselostetta.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:
Sopimuksen täytäntöönpano
Henkilötietoja käsitellään, kun se on tarpeen käyttäjälle hankitun tai käyttäjän kanssa sovitun koulutus- tai muun palvelun toteuttamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään, kun se on tarpeen käyttäjälle hankitun tai käyttäjän kanssa sovitun koulutus- tai muun palvelun toteuttamiseksi.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Käsittely voi perustua Kolmen kampuksen urheiluopiston oikeutettuun etuun esimerkiksi silloin, kun:
- käyttäjä osallistuu työnantajan, yhdistyksen, seuran tai muun organisaation tilaamaan koulutukseen
- palvelun käyttöä, tietoturvaa tai väärinkäytöksiä seurataan
- koulutuksen laatua ja palvelun toimivuutta kehitetään kohtuullisen käyttö- ja osallistumisanalytiikan avulla
- oikeudellisia vaatimuksia laaditaan, esitetään tai puolustetaan.
Oikeutetun edun perusteella tehtävässä käsittelyssä huomioidaan käsittelyn tarpeellisuus, käyttäjän perustellut odotukset sekä käyttäjän oikeudet ja edut.
Lakisääteinen velvoite
Tietoja voidaan käsitellä silloin, kun sovellettava lainsäädäntö velvoittaa Kolmen kampuksen urheiluopistoa säilyttämään tai käsittelemään koulutukseen, sopimukseen, kirjanpitoon, viranomaisraportointiin tai muuhun toimintaan liittyviä tietoja.
Suostumus
Suostumusta käytetään silloin, kun käsittelylle ei ole muuta soveltuvaa oikeusperustetta ja käsittely perustuu käyttäjän vapaaehtoiseen valintaan. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tietoja saadaan pääasiassa:
- käyttäjältä itseltään
- Digikampuksen käytöstä automaattisesti syntyvistä käyttö- ja lokitiedoista
- Kolmen kampuksen urheiluopiston ilmoittautumis-, asiakas-, koulutus- tai verkkokauppajärjestelmistä silloin, kun tiedot ovat tarpeen Digikampus-koulutuksen toteuttamiseksi
- käyttäjän työnantajalta, oppilaitokselta, seuralta, yhdistykseltä tai muulta koulutuksen tilaajalta, jos tämä ilmoittaa käyttäjän koulutukseen
- tunnistautumis- tai kertakirjautumispalvelulta, jos käyttäjä kirjautuu Digikampukseen tällaisen palvelun kautta
- kouluttajilta ja ylläpitäjiltä esimerkiksi suoritusten ja arviointien yhteydessä.
8. Tietojen näkyminen muille käyttäjille
Digikampus sisältää yhteisöllisiä toimintoja. Käyttäjän nimi, profiilitiedot, kommentit, vastaukset, reaktiot tai muu käyttäjän itse julkaisema sisältö voivat olla muiden saman koulutuksen tai työtilan osallistujien nähtävissä sen mukaan, miten kyseinen toiminto on määritetty.
Kaikki vastaukset eivät ole julkisia muille osallistujille. Esimerkiksi tehtävä-, kysely- ja arviointitietojen näkyvyys määräytyy koulutuskohtaisesti ja Howspace-työtilan asetusten perusteella.
Käyttäjän tulee huomioida tämä ennen henkilötietojen tai muiden henkilökohtaisten tietojen julkaisemista yhteisissä keskusteluissa.
9. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät vain ne Kolmen kampuksen urheiluopiston työntekijät, kouluttajat, ohjaajat ja muut tehtävään valtuutetut henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.
Digikampuksen teknisenä palveluntarjoajana toimii:
Howspace Oy
Y-tunnus 2153753-6
Suomi
Y-tunnus 2153753-6
Suomi
Howspace Oy toimii Digikampuksessa Kolmen kampuksen urheiluopiston lukuun henkilötietojen käsittelijänä siltä osin kuin se käsittelee palveluun tallennettuja käyttäjä-, oppimis- ja käyttötietoja palvelun tuottamiseksi.
Howspace käyttää palvelunsa toteuttamisessa alikäsittelijöitä muun muassa pilvipalveluihin, tekniseen tukeen, sähköpostien välitykseen, mahdollisiin videotoimintoihin, käännöstoimintoihin ja mahdollisiin tekoälytoimintoihin. Ajantasaiset tiedot Howspacen tietosuojasta, tietoturvasta ja alikäsittelijöistä ovat saatavilla Howspacen Privacy Policy- ja Trust Center -palveluissa.
Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa:
- toimivaltaisille viranomaisille lainsäädännön niin edellyttäessä
- palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja Kolmen kampuksen urheiluopiston lukuun kirjallisten sopimusten ja ohjeiden perusteella
- koulutuksen tilaajaorganisaatiolle, jos osallistumis- tai suoritustietojen raportointi kuuluu kyseiseen koulutukseen tai tilaussopimukseen ja käyttäjälle on tästä asianmukaisesti ilmoitettu.
Henkilötietoja ei myydä kolmansille osapuolille.
10. Tekoälytoiminnot
Howspace voi tarjota työtiloissa tekoälyä hyödyntäviä toimintoja, kuten sisällön yhteenvetoja tai muita sisällön jäsentämiseen tarkoitettuja toimintoja.
Jos tällaista toimintoa käytetään, toiminnon käsiteltäväksi voi siirtyä siihen liitettyä Digikampuksen sisältöä. Howspacen ilmoituksen mukaan sen asiakasdataa ei käytetä taustalla olevien tekoälymallien kouluttamiseen ja tekoälykäsittely ohjataan EU-alueella sijaitsevaan palvelupäätepisteeseen Howspacen kulloinkin voimassa olevien palveluehtojen ja tietosuojajärjestelyjen mukaisesti.
Tekoälytoimintoja käytetään Digikampuksessa vain palvelun toteuttamisen ja oppimisen tukena. Tekoälyn tuottamaa sisältöä voidaan joutua tarkistamaan ihmisen toimesta.
11. Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Digikampuksen ensisijainen tekninen infrastruktuuri ja Howspacen EU-asiakkaiden palveludata sijaitsevat Euroopan unionin alueella.
Henkilötietoja voidaan kuitenkin tietyissä tilanteissa käsitellä tai siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi yksittäisen palveluntarjoajan tai tukipalvelun käytön yhteydessä.
Jos henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirrossa käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista siirtoperustetta ja asianmukaisia suojatoimia, kuten:
- Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä
- Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita
- EU–US Data Privacy Framework -järjestelyä silloin, kun se soveltuu
- muuta tietosuojalainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.
Lisätietoja sovellettavista suojatoimista voi pyytää Kolmen kampuksen urheiluopiston tietosuojavastaavalta.
12. Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Säilytysaikaa määritettäessä huomioidaan erityisesti:
- koulutuksen kesto ja käyttäjälle myönnetty käyttöoikeusaika
- tarve osoittaa koulutukseen osallistuminen, suoritus, arviointi tai myönnetty todistus
- koulutuksen tilaussopimukseen liittyvät velvoitteet
- mahdollisiin reklamaatioihin tai oikeudellisiin vaatimuksiin liittyvät määräajat
- sovellettavasta lainsäädännöstä johtuvat säilytysvelvoitteet.
Kun käyttäjän tunnistettavia henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
Howspace-ympäristössä osa teknisestä käyttöanalytiikasta on saatavilla rajatun ajan. Palvelun nykyisen toiminnallisuuden mukaan työtilan analytiikkatietoa säilytetään analytiikassa noin yhden vuoden ja 30 päivän ajan. Mahdollisten Howspace Live -tallenteiden tekninen säilytysaika on lähtökohtaisesti 30 päivää, ellei tallennetta erikseen tallenneta osaksi koulutussisältöä.
Kun kokonainen Howspace-työtila poistetaan pysyvästi, Howspace poistaa työtilan tiedot palvelimiltaan palvelun oman poistoprosessin mukaisesti.
13. Evästeet ja vastaavat teknologiat
Digikampus käyttää palvelun toiminnan kannalta tarpeellisia evästeitä ja vastaavia selaimen tallennustekniikoita muun muassa:
- kirjautumisen ja istunnon ylläpitämiseen
- käyttäjän tunnistamiseen
- tietoturvaan
- käyttäjän valitsemien palveluasetusten muistamiseen
- Howspacen yhden napsautuksen käyttöoikeuden kaltaisten toimintojen mahdollistamiseen.
Jos Digikampuksessa käytetään sellaisia ei-välttämättömiä evästeitä, ulkoisia sisältöjä tai kolmansien osapuolten palveluja, joiden käyttäminen edellyttää suostumusta, käyttäjältä pyydetään suostumus sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Digikampuksessa voidaan käyttää automaattisia toimintoja esimerkiksi etenemisen seuraamiseen, tehtävien pisteytykseen, suorituksen hyväksymiseen tai todistuksen muodostamiseen ennalta määritettyjen koulutusehtojen perusteella.
Digikampuksessa ei lähtökohtaisesti tehdä sellaista yksinomaan automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa, jolla olisi käyttäjään Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettu oikeusvaikutus tai vastaava merkittävä vaikutus. Jos tällainen käsittely otetaan käyttöön yksittäisessä koulutuksessa, siitä informoidaan erikseen.
15. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Kolmen kampuksen urheiluopisto ja sen käyttämät palveluntarjoajat käyttävät henkilötietojen suojaamiseen asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Näihin kuuluvat tarpeen mukaan muun muassa:
- käyttöoikeuksien rajaaminen työtehtävien perusteella
- käyttäjäroolit ja käyttöoikeushallinta
- suojatut verkkoyhteydet
- lokitus ja tietoturvavalvonta
- henkilöstön salassapitovelvoitteet ja tietosuojakoulutus
- palvelun varmistamiseen ja palautumiseen liittyvät menettelyt.
Howspace ilmoittaa tietoturvan hallintajärjestelmänsä olevan ISO 27001:2022 -sertifioitu.
16. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan
- tarkastaa hänestä käsiteltävät henkilötiedot
- vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun tietojen säilyttämiselle ei ole lainmukaista perustetta
- pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
- vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin
- saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
- peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen.
Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta ja tilanteesta.
Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 2 mainitulle tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todentamaan henkilöllisyytensä.
Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 2 mainitulle tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todentamaan henkilöllisyytensä.
17. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos käyttäjä katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Suosittelemme kuitenkin ottamaan ensin yhteyttä Kolmen kampuksen urheiluopiston tietosuojavastaavaan, jotta asia voidaan mahdollisuuksien mukaan selvittää suoraan.
Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Suosittelemme kuitenkin ottamaan ensin yhteyttä Kolmen kampuksen urheiluopiston tietosuojavastaavaan, jotta asia voidaan mahdollisuuksien mukaan selvittää suoraan.
18. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kolmen kampuksen urheiluopisto voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos Digikampuksen toiminnallisuudet, henkilötietojen käsittelytavat, palveluntarjoajat tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan Kolmen kampuksen urheiluopiston verkkosivulla ja Digikampuksessa (https://www.kolmekampusta.fi/fi/tietosuojaseloste-digikampus-howspace). Olennaisista muutoksista voidaan lisäksi ilmoittaa käyttäjille palvelussa tai sähköpostitse.