Pajulahden kampus - ohjeita leirin järjestäjälle

Leiriohjelma 

Lähetä leiriläisille annettava leiriohjelma myös Pajulahden yhteyshenkilölle 21 vrk ennen leirin alkua. 

Ryhmävarauslomake ja laskutustiedot 

Toimita ryhmänne nimi- ja allergialistat 21 vrk ennen leirin alkua osoitteeseen: sales.pajulahti@kolmekampusta.fi 

HUOM! Täyttämällä huolellisesti pyydetyt tiedot (nimi, syntymäaika, osoite, koulutus- ja elämäntilannetiedot sekä allergia- ja ruokavaliotiedot) nopeutat ryhmäsi majoittumista ja vältätte majoituskorttien täytön paikan päällä. Ryhmän vetäjä kuittaa listan ja sen muutokset vastaanotossa allekirjoituksellaan.  

Huomaathan, että yritystämme velvoittaa: 

Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta, jonka puitteissa kaipaamme osallistujien tiedot ennakkoon. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2006/20060308 

Toimita Pajulahden varauksen yhteyshenkilölle laskutustiedot sekä yhdistyksen/seuran y-tunnus. Kannattaa myös informoida etukäteen, jos varauksenne tekijä ei ole sama henkilö kuin yhteyshenkilönne paikan päällä. 

Asiakaspalvelumme pyrkii toimittamaan yhteyshenkilöllenne huonekoot ennen saapumistanne Pajulahteen. Toivomme, että saatujen huonekokotietojen pohjalta ilmoitatte huonejakonne jo ennen Pajulahteen saapumista,  vastaanoton viestin ohjeiden mukaisesti. Riippuen majoitustilasta huoneet ovat pääsääntöisesti 2-6 hengen huoneita. 

Varausvahvistus 

Pajulahdesta on lähetetty teille varaukseen liittyvät tiedot, josta näette tilavaraukset sekä varausnumeron. Varauskoonti kannattaa vielä katsoa kertaalleen läpi.  

Alla olevat peruutusehdot koskevat kaikkia seuran/liiton yksittäisten joukkueiden leirejä ja seuraleirejä koskevia ryhmävarauksia. Ryhmävaraukset ovat varauksia, joiden henkilömäärä on yli 10 henkilöä. Ryhmien veloitus tapahtuu yhteislaskulla joko paikan päällä (käteinen / pankkikortti / luottokortti) tai erikseen sovittaessa laskuttamalla (laskutuslisä). Muu maksukäytäntö on sovittava erikseen varausvaiheessa. 

Majoittuvien ryhmien nimilistat, tilaisuuden ohjelma ja mahdolliset huonetoiveet tulee toimittaa viimeistään 21 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. 

Ryhmävarauksia koskevat erityisehdot 

Majoittuminen huoneisiin tapahtuu tulopäivänä viimeistään alkaen klo 15:00 ja huoneiden luovutus on lähtöpäivänä klo 12:00 mennessä. Huoneen myöhäisempää luovutusta (lisämaksusta) voi tiedustella paikan päällä vastaanotosta. Huomioi, että aloitamme vuoteiden petaamisen klo 09 lähtöpäivänä. 
 
Varaus tulee sitovasti voimaan, kun asiakas on vahvistanut sen kirjallisesti määräpäivään mennessä (sähköpostilla). Yksittäisvaraukset voidaan vahvistaa myös suullisesti (esim. puhelimitse varattu). 
 
Varaus katsotaan vahvistetuksi myös silloin, kun asiakas ei ole perunut varausta määräpäivään mennessä, mutta on asioinut siihen liittyen yhteyshenkilönsä kanssa määräpäivän jälkeen. Muussa tapauksessa vahvistamaton varaus katsotaan määräpäivän jälkeen perutuksi. Opistolla ei ole velvollisuutta ilmoittaa peruutuksesta erikseen asiakkaalle, eikä taata asiakkaalle alkuperäisen varauksen mukaisia palveluita. 

Peruutusehdot 

Tilaajalla on oikeus seuraavien peruutus- ja varausehtojen puitteissa peruuttaa varauksensa kirjallisesti osoitteeseen: sales.pajulahti@kolmekampusta.fi. 
 
Alla olevia peruutusehtoja noudatetaan myös silloin, kun osa varauksesta perutaan. 

Yhteistoimintakurssin peruutusehdot 

• Koko kurssin/leirin kuluton peruutus on mahdollinen, kunhan se tapahtuu aiemmin kuin 56 vrk ennen leirin alkua.                                                        
• 56 -29 vrk ennen kurssin/leirin alkua ilmoitettavasta peruutuksesta veloitetaan 25% varauksen kokonaisarvosta.                                                        
• 28-15 vrk ennen kurssin/leirin alkua ilmoitettavasta peruutuksesta veloitetaan 50% varauksen kokonaisarvosta.                                                          
• 14-3 vrk ennen kurssin/leirin alkua ilmoitettavasta peruutuksesta veloitetaan 75% varauksen kokonaisarvosta.                                                            
• 2-0 vrk ennen kurssin/leirin alkua ilmoitettavasta peruutuksesta veloitetaan 100% varauksen kokonaisarvosta. 

Yksittäisen leiriläisen peruutusehdot 

Yksittäisissä tapauksissa myöhemmin kuin 48 tuntia ennen leiriohjelman alkamista tehdyistä peruutuksista veloitetaan toimisto- ja käsittelymaksuna 50 €/hlö.  
 
Jos asiakas ei saavu paikalle (no show) tai hän joutuu keskeyttämään leirin sairauden tai jonkin muun syyn takia, opisto ei ole velvollinen palauttamaan tai alentamaan keskeytyneen kurssin hintaa asiakkaalle. Ilmoita mahdollisista keskeytyksistä aina vastaanottoon ensi tilassa. 

Force Majeure 

Toimittaja ei vastaa viivästyksistä ja vahingoista, jotka johtuvat hänen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota hänen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon ja jonka seurauksia hän ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa. 
 
Ylivoimaisena esteenä pidetään esimerkiksi sotaa, kapinaa, maanjäristystä, tulvaa tai muuta luonnonmullistusta, yleisen liikenteen, tietoliikenteen tai sähkönjakelun keskeytystä, tuonti- tai vientikieltoa, lakkoa, työsulkua, boikottia tai muuta työtaistelutoimenpidettä. Lakko, työsulku, boikotti tai muu työtaistelutoimenpide katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun toimittaja on itse sen kohteena. Sama koskee myös tämän sopimuksen toista osapuolta. 

Laskutus 

Laskutus tapahtuu tilaisuuden jälkeen verkkolaskulla. Maksuehto on 7 vrk netto. Laskutuslisä on 8,00€.

Saapuminen 

Huoneiden sisäänkirjautuminen on klo 15.00 alkaen. Jos leirinne alkaa ennen tätä ajankohtaa, järjestämme varusteillenne säilytystilan. Erikseen aikaisempaa sisäänkirjautumisaikaa majoitukseen voi tiedustella Pajulahden varauksen yhteyshenkilöltä. 

Saapumisen yhteydessä, jos täydellinen nimilista on toimitettu etukäteen, toivomme  ryhmänne vastuuhenkilön noutavan kootusti koko ryhmän huoneiden avaimet ja ilmoittavan ryhmän saapuneeksi leirille.  

Varustelut huoneissa: 

• Hotellitason majoitus: liinavaatteet, 1 pyyhe/vuode,  tv, jääkaappi, mikro, kahvinkeitin, vedenkeitin, pieni astiasto, parveke tai patio. Vaatteiden kuivatuskaappi pl. Kalliopaju-hotelli. 

• Opistotason majoitus: liinavaatteet, 1 pyyhe/vuode, jääkaappi, tv, oma wc/suihku. omat pyyhkeet mukaan. 

Huomioithan: saunavarauksissa omat pyyhkeet mukaan. 

Lähtö 

Huoneiden luovutus on klo 12.00 mennessä. Jos leirinne loppuu tämän ajankohdan jälkeen, järjestämme varusteillenne säilytystilan leirin loppuun asti. Erikseen myöhäisempää huoneiden luovutusaikaa voi tiedustella Pajulahden yhteyshenkilöltä tai paikan päällä vastaanotosta. 

Ravintola 

Ilmoittakaa syömään tullessanne ravintolan henkilökunnalle ryhmän/joukkueen nimi. Ennalta ilmoitetun mukaisesti erikoisruokavaliota noudattavien ateriat löytyvät erillisestä tarjoilupöydästä tai erikseen henkilökunnalta pyytäen. Ruokarauhaa kunnioittavasta ravintolakäyttäytymisestä vastaavat joukkueen toimihenkilöt. 

Ruokailuajat 

Aamiainen klo 7.15-9.30 

Lounas 11.00-13.30 

Päivällinen klo 16.30-19.00 /pe 16.30-20.00 / su 16.00-18.00 

Iltapala ma-to klo 19.30.00-21.30 / pe-la klo 20.00-22.00 / su klo19.00-20.30 

Pajulahden järjestyssäännöt ja aluekartta 

Pajulahden järjestyssäännöt koskevat kaikkia opistolla liikkuvia, toimivia ja majoittuvia leiriläisiä, kurssilaisia, opiskelijoita, muita asiakkaita sekä henkilökuntaa. Selkeät pelisäännöt helpottavat yhdessä toimimista, toisten huomioon ottamista ja omankin toiminnan sujumista. Järjestyssääntöjen noudattaminen lisää Pajulahden viihtyisyyttä ja turvallisuutta.

PAJULAHDEN ALUKARTTA

VST-palkkio 

Toimintanne ollessa vapaan sivistystyön lain alaista, pyydämme teitä huomioimaan seuraavat asiat: 

VST-palkkion saajan käytännöt: 

• Palkkiot sähköisen järjestelmän kautta https://kolmekampusta.norlic.fi 

Verokortteja ei tarvitse toimittaa, ne saadaan suoraan verottajalta. 

• Seuran / henkilön laskutus -> Laskutusohje toimittajille 

Laskutus on mahdollista vain, jos seuralla/henkilöllä on y-tunnus ja on ennakonpidätysrekisterissä. 

Laskulla tulee näkyä: 

• seura ja ryhmän nimi 

• valmentajan /valmentajien nimet  

• seuran y-tunnus 

• leirin ajankohta 

• oikeutettujen opetustuntien määrä (tarkasta Pajulahden yhteyshenkilöltäsi) 

Kohdentakaa lasku Kolmen kampuksen urheiluopistolle & leirin Pajulahden yhteyshenkilölle.